В программе «1С:Бухгалтерия 8» начиная с версии 3.0.169 появилась удобная возможность в отчете «Анализ движений денежных средств» выводить информацию об остатках денежных средств у подотчетных лиц. Эта функция существенно упрощает контроль за расчетами с сотрудниками, которым выданы деньги под отчет.
В статье мы разберем, как настроить и использовать этот отчет, чтобы всегда видеть актуальную информацию о задолженности подотчетных лиц перед организацией.
Отчет расположен в разделе:
«Руководителю» → «Денежные средства» → «Анализ движений денежных средств»
В стандартном виде отчет отражает основные показатели за выбранный период:
Важно понимать: в разделе «Списание» по умолчанию заполняются только те суммы, по которым сотрудники уже отчитались (представили авансовые отчеты). Выданные, но еще не подтвержденные авансовыми отчетами суммы в основной таблице не отображаются
Как включить отображение остатков по подотчетным лицам
Чтобы увидеть информацию о незакрытых авансах, выданных сотрудникам, необходимо выполнить дополнительную настройку отчета.
Шаг 1. Открыть настройки отчета
Нажмите кнопку «Показать настройки» в верхней панели отчета
Шаг 2. Активировать показатель «Денежные средства у подотчетных лиц»
В открывшемся окне настроек перейдите на вкладку «Показатели» и установите галочку «Денежные средства у подотчетных лиц»
Шаг 3. Сформировать отчет
Нажмите «Сформировать». В нижней части отчета появится дополнительный блок «Денежные средства у подотчетных лиц» с указанием периода.
В этом блоке отображаются остатки незакрытых подотчетных сумм по каждому сотруднику.
Для вывода сумм по сотрудникам в окне настроек необходимо перейти на вкладку Группировка и установить галочку Плательщик/Получатель.
Практический пример
Рассмотрим наглядный пример:
1. Выдано под отчет сотруднику Ванькову А.М. - 10 000 руб.
2. Сдан авансовый отчет на сумму — 5 000 руб.
Что мы видим в отчете:
Именно эту сумму сотрудник должен либо вернуть в кассу организации, либо отчитаться по ней, предоставив подтверждающие документы.
Важные особенности и нюансы
Данные в отчете формируются
-
Поступление денежных средств определяется как оборот по дебету счетов 50, 51, 52, 55, 57 (за исключением некоторых субсчетов);
-
Расход определяется как оборот по кредиту этих же счетов;
-
По виду денежных средств «Деньги у подотчетных лиц» отражается оборот по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Необходимо учесть, что у счета 71 нет субконто «Статьи движения денежных средств», поэтому статья в отчете не заполняется. Вид движения определяется автоматически в зависимости от расходов, указанных в авансовом отчете.
Дополнительные возможности настройки отчета
Помимо рассмотренных настроек, в отчете доступны:
Заключение
Функция отображения остатков у подотчетных лиц в отчете «Анализ движения денежных средств» — это полезный инструмент, который:
-
Позволяет контролировать задолженность сотрудников в одном отчете.
-
Избавляет от необходимости формировать отдельные отчеты по счету 71.
-
Дает возможность детализировать информацию по каждому подотчетному лицу.
-
Помогает соблюдать кассовую дисциплину и своевременно требовать авансовые. отчеты
Остались вопросы? Свяжитесь с нами:
Телефон: +7 (968) 943‑16‑28
Email: info@it-lims.ru
Или заполните форму ниже — мы перезвоним в течение 15 минут.