В электронном архиве LIMS IT-Lab появилась важная настройка — разделение документов по виду носителя. Рассказываем, как это работает и зачем нужно.
Как это устроено
У настройки архива теперь есть обязательный реквизит «Вид документа». Доступны два значения:
Бумажный – для физических оригиналов: журналы регистрации, распечатанные протоколы, внешние акты, подписанные договоры и т.п.
Электронный – для файлов на компьютере или в локальной сети: отчёты с приборов, сканы, и др. документы.
Поле заполняется обязательно. По умолчанию подставляется значение «Электронный».
Что меняется
В зависимости от выбранного вида документа меняется способ указания места хранения:
✅Электронный документ – в поле «Путь хранения» указываем ссылку на архив.
✅Бумажный документ – в поле «Путь хранения» предоставляется выбор из справочника «Места хранения». При выборе места автоматически срабатывает отбор по организации и лаборатории — вы видите только свои стеллажи, шкафы и полки.
Зачем это нужно
✅Бумажные оригиналы разделяют с электронными файлами и хранят их отдельно друг от друга.
✅Для бумажных документов точно указывают место хранения, а для цифровых предоставляют ссылку на архив.
✅Это позволяет избегать путаницы: любой документ легко найти в соответствующем месте.
Удобные мелочи
✅В архиве можно фильтровать документы по виду — показать только бумажные или только электронные
✅В отчёте появился отбор «Вид документа» — можно группировать данные.
Наводите порядок в документах – быстро, прозрачно и без лишней путаницы. Внедряйте и пользуйтесь